Politique de protection des données personnelles applicable au traitement des données de l’Extranet Locataires

1 - Qui est le Responsable de traitement dans le cadre de l’Extranet Locataires, quels sont ses engagements et comment le contacter ?  

Sarthe Habitat, établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC) ayant son siège au 158 avenue Bollée, CS 81933, 72019 Le Mans Cedex 2, est le Responsable des traitements de données personnelles visés dans cette Politique.

Sarthe Habitat accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles lors de leur analyse, leur traitement et leur utilisation. Nous nous engageons à ces que ces données personnelles soient collectées et traitées dans le respect de la règlementation en matière de protection des données personnelles, et en particulier du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après la « Règlementation »).

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, à la présente Politique ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données de Sarthe Habitat :

• par courriel à l’adresse suivante : dpo@sarthe-habitat.fr

par courrier postal à l’adresse suivante : Délégué à la Protection des Données, Sarthe Habitat, 158 avenue Bollée, CS 81933, 72019 Le Mans Cedex 2.

2 - Quelles sont les données collectées par Sarthe Habitat dans le cadre de l’Extranet Locataires ?

Les données personnelles traitées par Sarthe Habitat dans le cadre de l’Extranet Locataires résultent de la communication de ces informations par la personne concernée lors de la signature de la proposition de contrat de location et tout au long de son parcours résidentiel.

Les données que nous collectons sont indispensables pour répondre à vos demandes, et vous permettre d’utiliser l’Extranet Locataires afin d’effectuer les démarches nécessaires à votre contrat de location. Elles sont identifiées comme telles dans nos formulaires. Si vous ne renseignez pas les champs obligatoires ou ne communiquez pas les informations signalées comme obligatoires, nous ne serons pas en mesure de répondre à vos demandes. Les données ainsi recueillies sont confidentielles. Elles ne sont divulguées que dans les cas prévus par loi, pour répondre à votre demande ou assurer l’exécution du contrat de location et nos obligations en tant que bailleur social.

Les catégories d’informations que nous collectons à ce titre sont :

• Les données d’identification et de contact (nom, prénom, sexe, date et de naissance, capacité juridique, adresse email, coordonnées postales, numéro de téléphone, préférences de contact ; numéro d’immatriculation d’un véhicule en cas d’attribution d’un emplacement de stationnement, code interne d’identification ; numéro d’allocataire d’une caisse d’allocations familiales ou de mutualité sociale agricole).
• Les données se rapportant à votre contrat de location et vos conditions d’occupation (montant du loyer, accessoires et aides, charges ; mode de règlement du loyer ; identité bancaire ou postale ; informations relatives à l’assurance habitation; impayés et arriérés et contentieux s’y rapportant ) ; informations relatives aux équipements et dotations (clés, boxes, places de parking et badges) ; informations relatives aux contacts avec le Locataire (date, heure, objet, suite apportée) ; rendez-vous d’état des lieux.
• Les Données de gestion du patrimoine immobilier (l’état du logement, définition des besoins et diagnostics, plannings d’intervention, travaux réalisés ; interventions programmées, heures de présence, contact pour l’intervention ; dégâts, sinistres et demandes d’intervention s’y rapportant ; constats et rapports d’expertise).

Les données de connexion ou navigation sur l’Extranet (date et heure de connexion, pages consultées, actions réalisées, moment d’activation de l’Extranet, historisation des documents déposés)

3 - Pourquoi et sur quelles bases légales sont collectées les Données Personnelles dans le cadre de l’Extranet Locataires ?

L’espace Extranet permet au Locataire d’effectuer via cet espace les démarches relatives à son logement et à Sarthe Habitat de communiquer avec les Locataires. Dans ce cadre, les traitements de données personnelles sont réalisés pour les finalités et sur les bases légales suivantes :

4 - Combien de temps sont conservées les données personnelles sur l’Extranet Locataires ?

Les données personnelles traitées dans le cadre de l’Extranet Locataires sont conservées pour la durée de la location puis supprimées 3 mois après le départ d’un Locataire (sauf désactivation du compte par le Locataire, auquel cas les données sont supprimées sans délai de l’Extranet Locataire).

Pour désactiver votre compte, vous pouvez à tout moment contacter directement Sarthe Habitat aux coordonnées ci-après :

• Par courriel à l’adresse suivante : webmaster@sarthe-habitat.fr
• Par téléphone au numéro suivant : 02 43 43 72 72
• A l’accueil de nos agences

Les durées de conservation précisées ici s’appliquent uniquement aux données traitées par Sarthe Habitat au sein de l’Extranet Locataires. Pour plus d’informations sur la conservation des données personnelles, par Sarthe Habitat dans le cadre de la gestion locative, nous vous invitons à consulter la Politique Locataires .

Le tableau ci-dessous vous indique les durées de conservation des cookies :

5 - Quels sont les destinataires des Données Personnelles traitées dans le cadre de l’Extranet Locataires ?

Sarthe Habitat partage les données personnelles traitées dans le cadre de l’Extranet Locataires avec ses différents services habilités, notamment les services centraux et les agences en charge de la gestion locative et des relations avec les Locataires.

Vos données sont également communiquées à notre prestataire en charge de la mise en œuvre de la plateforme Extranet. De plus, les données nécessaires à la gestion des paiements en ligne sont également communiquées à nos prestataires intervenant à cette fin. Pour en savoir plus sur les pratiques de ces prestataires en matière de protection des données personnelles, nous vous invitons à consulter leurs politiques de protection des données :

• Paybox
• E-transaction
• Mailjet

6 - Quels sont les droits dont disposent les personnes concernées ?

En application de la Règlementation, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’information : vous permet d’obtenir des informations complémentaires relatives aux traitements opérés par Sarthe Habitat sur vos données personnelles ;
• Droit d’accès et de copie, et droit à la portabilité : vous permet de visualiser et obtenir communication de vos données à caractère personnel et de les vérifier ; dans certains cas prévus par la loi, vous pouvez demander à recevoir les données à caractère personnel dans un format structuré couramment utilisé, lisible par machine et interopérable.
• Droit de rectification de vos données personnelles : vous permet de faire corriger les ou compléter vos données. Nous sommes susceptibles dans ce cas de vous demander des justificatifs ;
• Droit au retrait du consentement : lorsque le traitement de vos données a nécessité vos consentement, vous pouvez le retirer à tout moment ;
• Droit d’opposition, d’effacement et de limitation : vous pouvez pour des motifs tenant à vos situation particulière, vous opposer au traitement des données vous concernant ; demander l’effacement de vos données personnelles notamment si vous considérez que notre traitement de vos données vous concernant n’est plus nécessaire au regard des de réalisation des finalités visées dans cette Politique ou que leur conservation est contraire à la loi, vous avez retiré votre consentement ou lorsque vos données ont été collectées alors que vous étiez mineur. Vous pouvez alternativement, demander, au lieu de l’effacement de vos données à caractère personnel, la limitation de leur traitement ;

Veuillez noter toutefois que (limitations à l’exercice de ces droits) :

• Vous ne pouvez pas vous opposer au traitement lorsque celui-ci est nécessaire à l’exécution de votre contrat de location ;
• Nonobstant l’exercice de vos droit à l’effacement ou à limitation nous sommes susceptibles de conserver certaines données personnelles vous concernant lorsque nous avons un motif légitime de le faire (par exemple pour nous permettre de justifier de l’exécution d’un contrat), pour l’exercice ou la défense de droits en justice ou encore lorsque l’exercice de ce droit porte atteinte à droit à la liberté d’expression et d’information ;

Ces droits peuvent être exercés directement en envoyant un courriel à l’adresse suivante : dpo@sarthe-habitat.fr . Un justificatif d’identité pourra vous être demandé.

Nous attirons votre attention sur le fait qu’en vertu de la Règlementation, vous ne pouvez exercer votre demande qu’à l’égard de vos propres données personnelles et non des autres membres de votre foyer, à moins qu’il s’agisse de mineurs ou de majeurs protégés que vous représentez.

Vous disposez par ailleurs du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, Tel : 01 53 73 22 22, de toute réclamation se rapportant à la manière dont Sarthe Habitat collecte et traite vos données.

7 - Pourquoi utilisons-nous des Cookies et comment en contrôler le dépôt sur votre terminal ?

Un « cookie » est un témoin de connexion qui désigne un fichier texte susceptible d’être enregistré, dans un espace dédié du disque dur de votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) à l’occasion de la consultation du Site. Un fichier Cookie permet à son émetteur d’identifier et de reconnaître le terminal dans lequel il est enregistré, pendant toute la durée de validité ou d’enregistrement du cookie (13 mois).

Lors de la consultation du Site, des informations relatives à votre navigation sur notre Site, sont ainsi enregistrées dans des fichiers « Cookies » installés sur votre terminal. Ces Cookies sont principalement destinés à permettre votre navigation sur le Site et à retenir vos préférences et sont nécessaires au fonctionnement du Site.

L’usage de certains cookies utilisés sur ce Site est facultatif et est soumis à votre consentement qui est sollicité lors de votre première visite sur le Site.

Pour gérer vos préférences en matière de cookies, il vous suffit de cliquer sur le bouton qui est situé en bas à gauche de votre écran lorsque vous êtes sur maLOC.

8 - Comment êtes-vous informés des modifications de la présente Politique ?  

Sarthe Habitat peut être amené à modifier la présente Politique. Dans ce cas, vous en serez informé par courrier, par un avertissement personnalisé lorsque vous vous connectez à votre compte Sarthe habitat ou tout autre moyen approprié, Vous invitant à consulter la Politique mise à jour.

Date de la dernière mise à jour : 01 décembre 2021