Notice d'information relative au traitement des données personnelles des candidats au recrutement

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Dernière mise à jour : 18 mai 2020

1) Qui sommes-nous ?

Sarthe Habitat est le 1er gestionnaire de logements sociaux du département.

Nous gérons près de 16 500 logements et 22 commerces. Sarthe Habitat est aussi propriétaire de 44 foyers (pour les personnes âgées, les personnes en situation de handicap ou les jeunes travailleurs) sur 186 communes de la Sarthe.

 

2) À qui s’adresse cette notice ?

Cette notice vise à informer les personnes souhaitant présenter ou ayant présenté une candidature à un emploi ou à un stage auprès de Sarthe Habitat.

 

3) Quelles sont les activités de traitements concernés par cette notice ?

Cette notice ne concerne que les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion du recrutement par Sarthe Habitat.

 

4) Qui est le responsable de traitement ?

Sarthe Habitat (158 avenue Bollée, CS 81933, 72019 Le Mans Cedex 2) a la qualité de responsable de traitement.

 

5) Quels sont les objectifs poursuivis par ces traitements ?

Les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par Sarthe Habitat aux fins de gestion candidats poursuivent les objectifs suivants : 

• La réception et l’enregistrement des candidatures adressées à Sarthe Habitat,
• L’étude de votre dossier de candidature, la gestion des entretiens, ainsi que l’évaluation de vos compétences professionnelle, et l’établissement d’une proposition d’embauche,
• L’établissement de statistiques,
• Le contentieux en lien avec le recrutement.

 

6) Quels sont les bases légales permettant la collecte et le traitement de vos données personnelles par Sarthe Habitat ?

Ces traitements sont nécessaires à l’exécution des mesures précontractuelles et à l’établissement de la relation contractuelle entre Sarthe Habitat et les candidats à un emploi ou à un stage ou pour répondre aux obligations légales de Sarthe Habitat.

Par application de l’article 46 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, Sarthe Habitat est autorisée à traiter des données relatives aux infractions, condamnations pénales et mesures de sûreté qu’aux fins de lui permettre de préparer et, le cas échéant, d'exercer et de suivre une action en justice en tant que victime, mise en cause, ou pour le compte de ceux-ci et de faire exécuter la décision rendue, pour une durée strictement proportionnée à ces finalités.

 

7) Quelles sont les données collectées et d’où proviennent-elles ?

Vos Données personnelles sont collectées directement auprès de vous lorsque vous prenez contact avec Sarthe Habitat d’une manière ou d’une autre pour présenter une candidature. Elles proviennent également des comptes rendus rédigés à l’issue des entretiens réalisés avec vous.

Sarthe Habitat ne traite que les données personnelles strictement nécessaires à la gestion de votre candidature, à savoir :

•   Les informations que vous nous communiquez lorsque vous postulez : Identité, coordonnées de contact ; informations figurant dans le curriculum vitae, ainsi que dans les courriers et courriels que vous nous transmettez, sur votre parcours scolaire et professionnel, vos formations et expériences professionnelles, distinctions ;

•   Vos références professionnelles après vous en avoir informé, auprès des contacts que vous nous aurez communiqués ;

•   Les informations relatives à la gestion de votre candidature : dates d’entretiens, positionnement salarial, suites données à la candidature, type et durée de contrat proposé

 

8) Qui peut avoir accès ou recevoir communication de vos données personnelles  ?

Seules les personnes et organismes suivants  peuvent accéder ou recevoir communications des données personnelles recueillies à l’occasion du traitement  d’une candidature :

• Les personnels habilités de Sarthe Habitat habilités dans le cadre de leurs fonctions à traiter les candidatures (personnels des services émetteurs des offres d’emplois,  personnels du service des ressources humaines de Sarthe Habitat ; membres de la direction de Sarthe Habitat ; personnels du pôle pilotage en charge des audits, de manière ponctuelle et motivée, pour vérifier le respect des exigences réglementaires) ;
• Le cas échéant, les prestataires assistant Sarthe Habitat dans la gestion des candidatures (par exemple les consultants en recrutement) ;
• Les sous-traitants intervenant pour le compte et sous la responsabilité de Sarthe Habitat, dans la limite de leurs fonctions et dans les conditions définies par le contrat de sous-traitance.

Vos données personnelles peuvent également être communiquées aux auxiliaires de justice et officiers ministériels et autres tiers autorisés à accéder ou recevoir communication des données en vertu d’une autorisation légale ou réglementaire (« Tiers autorisés ») prévoyant la communication des données.

Par ailleurs, Sarthe Habitat a recours à des prestataires qui hébergent ses données sur le sol de l’Union Européenne mais qui peuvent être soumis à une législation étrangère, notamment la société Microsoft. Pour en savoir plus sur les pratiques de Microsoft en matière de protection des données, vous pouvez consulter le lien suivant : https://privacy.microsoft.com/fr-fr/privacystatement

 

9) Combien de temps sont conservées les données personnelles des demandeurs ?

Les données à caractère personnel relatives aux candidats ne sont conservées par Sarthe Habitat que le temps nécessaire à l’instruction de la demande de la candidature. Les durées suivantes sont appliquées :

• Candidatures retenues : intégrées au dossier professionnel (à l’exception des éventuels tests et évaluations psychologiques destinés à évaluer les aptitudes du candidat) ;
• Candidatures non retenues : deux ans à compter du dernier contact.

À l’issue de la durée de conservation, les données strictement nécessaires à l’accomplissement d’obligations légales peuvent font l’objet d’un archivage intermédiaire le temps nécessaire au respect de l’obligation en cause ou à des fins probatoires en cas de contentieux pendant la durée de la prescription applicables.

À l’expiration de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées.

 

10) Comment est assurée la sécurité des données personnelles ?

Les données personnelles traitées par Sarthe Habitat sont protégées par des mesures techniques et organisationnelles conformes aux exigences légales et réglementaires françaises et européennes, permettant d’assurer leur sécurité et leur confidentialité.

Sarthe Habitat s’assure par ailleurs, aux termes d’engagements écrits, que ses prestataires présentent des garanties et mettent en œuvre des mesures de sécurité suffisantes pour assurer la protection des données personnelles dont le Traitement leur est confié, conformément aux exigences de la Règlementation en matière de protection des données personnelles. 

 

11) Quels sont les droits dont disposent les personnes concernées ? Comment les exercer ?

Les personnes concernées par le traitement des demandes de logement social (demandeurs, locataires, résidents...) disposent des droits suivants, qu’elles exercent dans les conditions prévues par le RGPD :

• Droit d’information : vous permet d’obtenir des informations complémentaires relatives aux traitements opérés par Sarthe Habitat sur vos données personnelles ;
• Droit d’accès et de copie, et droit à la portabilité : vous permet de visualiser et obtenir communication de vos données à caractère personnel et de les vérifier ; dans certains cas prévus par la loi, vous pouvez demander à recevoir les données à caractère personnel dans un format structuré couramment utilisé, lisible par machine et interopérable.
• Droit de rectification de vos données personnelles : vous permet de faire corriger les ou compléter vos données. Nous sommes susceptibles dans ce cas de vous demander des justificatifs ;
• Droit d’opposition, d’effacement et de limitation : vous permet  pour des motifs tenant à votre situation particulière, de vous opposer au traitement de vos données personnelles, d’en demander l’effacement notamment si vous considérez que le traitement de vos données par Sarthe Habitat n’est plus nécessaire au regard des de réalisation des finalités visées dans cette notice ou que leur conservation est contraire à la loi, ou lorsque vous avez retiré votre consentement ou que vos données ont été collectées alors que vous étiez mineur (cas des apprentis et stagiaires). Vous pouvez alternativement, demander, au lieu de l’effacement de vos données à caractère personnel, la limitation de leur traitement.

Limitations applicables à l’exercice de ces droits :

Toutefois, vous ne pouvez pas vous opposer au traitement de vos données personnelles  lorsque celui-ci est nécessaire l’instruction de votre candidature. Par ailleurs, lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur le respect d’obligations légales, le droit à l’effacement et à la portabilité des données ne s’applique pas.

Nonobstant l’exercice de vos droits à l’effacement ou à limitation nous sommes susceptibles de conserver certaines données personnelles vous concernant lorsque nous avons un motif légitime de le faire, par exemple pour l’exercice ou la défense de droits en justice.

Ces droits peuvent être exercés directement en envoyant un courriel à l’adresse suivante : dpo@sarthe.habitat.fr .  Un justificatif d’identité pourra vous être demandé.

Vous disposez par ailleurs du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, Tel : 01 53 73 22 22, de toute réclamation se rapportant à la manière dont Sarthe Habitat collecte et traite vos Données.

12) Mise à jour de cette notice d’informations

Sarthe Habitat peut être amené à modifier la présente notice d’information. Dans ce cas, vous en serez informé par tout autre moyen approprié, vous invitant à consulter la notice mise à jour.