Notice d'information relative au traitement des données personnelles dans le cadre des demandes de logement social en location ou en accession

Dernière mise à jour : 25 avril 2022

1) Qui sommes-nous ?

Sarthe Habitat est le 1er gestionnaire de logements sociaux du département.

Nous gérons près de 16 500 logements et 22 commerces. Sarthe Habitat est aussi propriétaire de 44 foyers (pour les personnes âgées, les personnes en situation de handicap ou les jeunes travailleurs) sur 186 communes de la Sarthe.

Notre activité de bailleur social est principalement régie par le Code de Construction et de l’Habitation.

2) À qui s’adresse cette notice ?

Cette notice vise à informer les personnes souhaitant ou ayant présenté une demande de logement social (que ce soit en location ou en accession) concernant le patrimoine immobilier géré par Sarthe Habitat, 158 avenue Bollée, CS 81933, 72019 Le Mans Cedex 2.

Le demandeur s’assure, avant toute communication de données personnelles à Sarthe Habitat, de l’information des autres personnes concernées par la demande de logement social (occupants, personnes à charge).

3) Quelles sont les activités de traitements concernés par cette notice ?

Cette notice ne concerne que les traitements de données personnelles mis en œuvre aux fins de gestion de votre demande de logement social en location ou en accession pour lesquels Sarthe Habitat (Sarthe Habitat, 158 avenue Bollée, CS 81933, 72019 Le Mans Cedex 2) a la qualité de responsable de traitement, ainsi que les traitements mis en œuvre aux fins d’évaluation sociale dans le contexte de l’étude de votre demande.

Elle ne concerne pas les traitements mis en œuvre au niveau national ou régional pour vous permettre de déposer une demande de logement social. Aussi, si vous avez déposé votre demande via le Site National d’Enregistrement (SNE) du Ministère de la cohésion des territoires ou le site "Demande de logement de la Sarthe" géré par C.R.E.H.A. Ouest, nous vous invitons à vous reporter aux notices d’informations présentes sur ces plateformes.

Elle ne concerne pas non plus à la mise en place de systèmes de qualification ou de cotation de la demande mis en œuvre en application des dispositions de l’article L441-2-8 du code de la construction et de l’habitation et qui ne relèvent pas de la responsabilité de Sarthe Habitat mais des EPCI de Le Mans Métropole et Sablé sur Sarthe.

Si vous êtes déjà locataires ou résident, nous vous invitons à consulter la Politique de protection des données personnelles de Locataires, accessible sur notre site web www.sarthe-habitat.fr.

4) Quels sont les objectifs poursuivis par ces traitements ?

Les traitements de données personnelles mis en œuvre par Sarthe Habitat aux fins de gestion de la demande poursuivent les objectifs suivants : 

• Instruction des demandes de logement social en location comprenant  (enregistrement, priorisation,  attribution, ouverture des droits aux aides au logement mutation, transfert de bail) ;
• Amélioration des processus d’attribution de demandes de logement social en location et réalisation d’études et statistiques à cet effet ;
• Le cas échéant, évaluation sociale des demandeurs de logement ;
• Gestion des demandes de logement social en accession à la propriété (vente de logement social, vente d’immeuble à rénover, vente en l’état futur d’achèvement, location-accession), comprenant :
  • Prospection des demandeurs ;
  • Enregistrement et instruction des demandes ;
  • Sécurisation des opérations d’accession (garantie de rachat et de relogement ; relogement en cas de non-levée d’option pour les opérations de location-accession ; sécurisation des opérations de vente d’habitation à loyer modéré) ;
  • Réalisation des prêts à l’accession à la propriété et gestion des comptes associés ;
  • Suivi des assurances de prêt ;
  • Suivi des prêts sociaux de location accession (PSLA) ;
  • Réalisation d'enquêtes auprès des locataires occupants de logements construits ou acquis depuis plus de 10 ans pour déterminer le programme de vente de logement social en accession ;
  • Echanges et transmission aux banques partenaires pour constitution de leur dossier de financement (sous réserve de leur consentement) ;
• Gestion des réclamations et contentieux en lien avec l’instruction de la demande.

5) Quels sont les bases légales permettant le traitement  de vos données personnelles par Sarthe Habitat ?

Ces traitements sont mis en œuvre dans le cadre de la mission d’intérêt public de gestion de la demande de logement social, ainsi que d’évaluation sociale dans le cadre de l’instruction des demandes d’attribution de logement, confiée à Sarthe Habitat et le respect des obligations légales imposées aux Organismes Hlm par les dispositions relatives à l’attribution de logement social, telles que prévues notamment par le code de de la construction et de l'habitation.

La collecte de données qui révèlent des informations sur l’état de santé de la personne, le handicap, ainsi que relatives à la perte d’autonomie, dans le cadre de l’instruction de la demande, est effectué dans les conditions prévues par la réglementation applicable via les formulaires Cerfa adoptés par le Ministre chargé du logement permettant au demandeur de logement social de solliciter une adaptation au handicap ou à la perte d’autonomie. Des données complémentaires peuvent être collectées dans le cadre de l’évaluation sociale des demandeurs. Ces collectes poursuivent l’objet d’intérêt public de prise en compte des publics prioritaires, ainsi que l’attribution d’un logement adapté ou labellisé HSS®.

Par ailleurs, Sarthe habitat peut décider d’actions de prospection pour faire connaître ses programmes de construction ainsi que pour informer sur l’offre de logement disponible en accession sur la base de son intérêt légitime de promouvoir les offres de logement.

D’autres traitements peuvent également être mis en œuvre sur la base du consentement des personnes concernées lorsqu’aucune autre base légale que celles évoquées ci-dessus n’est applicable.

6) Quelles sont les données collectées et d’où proviennent-elles ?

Vos Données personnelles sont collectées directement auprès de vous lorsque vous prenez contact avec Sarthe Habitat d’une manière ou d’une autre pour présenter ou modifier une demande de logement social, ainsi que lors de la conduite des évaluations sociales. Elles proviennent également des comptes rendus rédigés à l’issue des entretiens d’attribution et/ou des commissions d’attribution. Elles sont également communiquées via les systèmes d’enregistrement de la demande (SNE ou SPTA).

Vos données personnelles ne sont collectées que dans la mesure nécessaire et pertinent au regard de la finalité poursuivie.

Données collectées pour la gestion des demandes de logement social en locatif : 

• Données personnelles renseignée via le formulaire Cerfa de demande, telles que prévues par l’arrêté du 22 décembre 2020 du ministre de la cohésion des territoires, et notamment :
  • données d’identification des personnes destinées à occuper le logement (prénoms, nom, nom d’usage, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, numéro de téléphone et de fax, adresse électronique;
  • numéro de sécurité sociale des personnes destinées à occuper le logement;
  • données relatives à la vie personnelle (situation familiale et matrimoniale ; régime matrimonial ; personnes à charge) ;
  • données relatives à la vie professionnelle (catégorie socioprofessionnelle, nature de l’activité professionnelle, coordonnées de l’employeur, type de contrat de travail) ;
  • données relatives aux logements actuels ou souhaités (taille, type, particularités, justificatifs, localisation) ;
  • informations d’ordre économique et financier (revenus fiscaux de référence du demandeur et de son conjoint ; ressources mensuelles du demandeur, du conjoint, du concubin ou du futur cotitulaire du bail et des personnes fiscalement à leur charge qui vivront dans le logement) ;
  • motif de la demande ;
  • informations relatives aux handicap et à la perte d’autonomie pour les demandeurs souhaitant disposer de logements adaptés ;
  • autres informations volontairement communiquées par le demandeur dans la rubrique Cerfa prévue à cet effet ;
• Données personnelles mise à disposition via le SPTA, et notamment :
  • numéro unique d’identification de la demande;
  • caractéristiques complémentaires du demandeur (ménage reconnu DALO, informations relatives à la cotation réalisée par les EPCI de Le Mans Métropole et Sablé sur Sarthe, ainsi que critères et éléments de pondération ; caractère prioritaire de la demande et motif associé, contingent de réservation, demandeur relevant d’un accord collectif d’attribution, périmètre géographique du logement à attribuer, existence d’un suivi social) ;
• Pièces justificatives listées par l’arrêté du 6 aout 2018 précité ; ainsi que toute pièce complémentaire justifiée par la situation du demandeur, du co-titulaire et des personnes appelées à vivre dans le logement ;
• Procès-verbaux des commissions d’attributions de logements sociaux ;
• Motifs de non-satisfaction de la demande ou d’ajournement du dossier, propositions d’attribution, motifs de refus du demandeur ;
• Autres informations partagées via le SNE et mises à disposition via le SPTA sur les événements affectant la vie d’une demande (comme la mise à jour du niveau de ressources, les indicateurs de suivi…) ;
• Données complémentaires permettant l’appréciation détaillées de la situation du demandeur :
  • taux d’effort, reste à vivre, avis résultant de l’entretien préalable à l’attribution ; 
  • nature et identité du tiers payeur des loyers, charges, caution ou dépôt de garantie (montant, nature, début et fin de l’engagement) ; 
  • identification de la compagnie d’assurance du demandeur, type et numéro de police d’assurance, date de début et de fin du contrat ;
  • informations relatives aux situations particulières (étudiants, modalités actuelles de logement…) ;
  • Informations tiers payeurs de loyer et dépôt de garantie (FSL, CIL LocaPass, autre…) ;
  • Identité et coordonnées travailleur social ;
  • Décisions de justice concernant lieu résidence.
• Informations concernant l’état d’instruction de la demande et les contacts avec le demandeur ;
• Données se rapportant aux autres demandes que vous avez présentées auprès d’autres bailleurs sociaux du département ;
• Numéro de sécurité sociale pour l'enregistrement des demandes de logement locatif social, leur suivi, l'attribution d'un numéro unique d'enregistrement de ces demandes conformément et dans les conditions prévues à l'article R. 441-2-2 du code de la construction et de l'habitation.
• Données relatives aux difficultés sociales et à l’évaluation sociale (informations relatives à la santé et à la dépendance, à la situation professionnelle et financière détaillée, aux difficultés sociales rencontrées, y compris le signalement d’un mineur en danger et de l’existence d’enfants placés et de mesures ou ordonnances d’éloignement ; aux conditions et le contexte de vie, l’évaluation des capacités parentales, les difficultés personnelles qui peuvent concourir aux difficultés, les évènements familiaux permettant de comprendre sa situation, la synthèse des comptes rendus des entretiens avec les personnes concernées, s’il y a lieu, avec les autres intervenants dans l’accompagnement ; coordonnées des contacts utiles) ; mesures d’accompagnement mises en place (le type, les motifs et objectifs de la mesure, le parcours, les actions prévues, les comptes-rendus d’entretien) ;

Données collectées pour la gestion des demandes de logement social en accession à la propriété :

• Données d’identification des personnes destinées à occuper le logement (prénoms, nom, nom d’usage, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, numéro de téléphone et de fax, adresse électronique) ;
• Données d’identification des services ou mandataires chargés de la commercialisation des logements, ainsi que des partenaires financiers chargés de la mise en place des plans de financement ;
• Données relatives à la vie personnelle (situation familiale et matrimoniale ; composition du foyer ; régime matrimonial) ;
• Données relatives à la vie professionnelle (catégorie socioprofessionnelle, nature de l’activité professionnelle, coordonnées de l’employeur, type de contrat de travail) ;
• Données relatives aux logements actuels ou souhaités (taille, type, particularités, justificatifs) ;
• Informations d’ordre économique et financier (ressources du demandeur ; montant, durée et échéance des crédits en cours ; avis d’imposition ou autre document prévu par la réglementation attestant des ressources ; assurances ; montant de l'apport personnel le cas échéant ; mensualité maximum souhaitée pour l'acquisition ; données relatives aux logements actuels ou souhaités (taille, type, particularités) ; intention d'achat en cas de mise en vente sous la forme oui/non et si réponse "non" alors indication d'un autre projet (construction, déménagement, dans une autre ville...) ;
• Données relatives à la santé ou la situation de dépendance des personnes composant le foyer si, et seulement si, la collecte de cette donnée est justifiée par la recherche d’un logement adapté.

Informations relative aux systèmes de cotation

L’information des personnes concernant la mise en œuvre de systèmes de cotation ou de qualification de la demande est effectué conformément aux dispositions du plan partenarial de gestion de la demande de logement social et d'information des demandeurs prévu à l'article L. 441-2-8 du code de la construction et de l’habitation lequel prévoit une information du public par les EPCI sur les priorités retenues et le système de cotation, ainsi que critères et leur priorisation, dans un document cadre de la politique d’attribution du territoire.

7) Qui peut avoir accès ou recevoir communication de vos données personnelles  ?

En fonction de leurs besoins respectifs, seules les personnes habilitées et organismes suivants peuvent accéder ou recevoir communications des données personnelles recueillies à l’occasion du traitement  d’une demande de logement social :

Données nécessaires à la gestion des demandes de logement social en locatif :

• Les personnels de Sarthe Habitat habilités dans le cadre de leurs fonctions à traiter les demandes de logement social en locatif, y compris les services supports (pilotage et conformité notamment) dans le cadre de leur mission de contrôle et de conseil, ainsi que les services d’accueil chargés de réceptionner les demandes et d’informer les personnes sur l’état d’instruction de leur demande ;
• Les sous-traitants intervenant pour le compte et sous la responsabilité de Sarthe Habitat, dans la limite de leurs fonctions et dans les conditions définies par le contrat de sous-traitance ;
• Les travailleurs sociaux internes à Sarthe Habitat habilités à réaliser l’évaluation sociale à l’occasion de l’instruction d’une demande de logement social locative, ainsi que le cas échéant les travailleurs sociaux externes intervenants dans le cadre de l’évaluation sociale personnalisée ;
• Les organismes autorisés par une disposition légale (« Tiers autorisés ») à obtenir la communication de données personnelles relatives aux demandes locatives de logement sociaux, et notamment les autres Organismes HLM, les organismes gérant les SPTA, les organismes réservataires visés à l’article R.441-2-6 du CCH.
• De manière ponctuelle et si la situation du demandeur le justifie, les membres des CALEOL concernant les justificatifs de la demande, ainsi que les informations relatives à la cotation.

Données nécessaires à la gestion des demandes de logement social en accession à la propriété :

• Les personnels de Sarthe Habitat habilités dans le cadre de leurs fonctions à traiter les demandes de logement social en accession y compris les services supports (pilotage et conformité notamment) dans le cadre de leur mission de contrôle et de conseil ainsi que les services ou mandataires chargés de la prospection et de la commercialisation des logements en accession à la propriété ;
• Les sous-traitants intervenant pour le compte et sous la responsabilité de Sarthe Habitat, dans la limite de leurs fonctions et dans les conditions définies par le contrat de sous-traitance ;
• Les partenaires financiers chargés de l’élaboration des plans de financement ;
• La personne morale avec laquelle le vendeur a signé une convention pour assurer la sécurisation de l’accession à la propriété ;
• Les services instructeurs des dossiers d’agrément dans le cadre des procédures d’accession via un Prêt Social Location-Accession (PSLA) ;
• Les compagnies d’assurance intervenant dans le cadre du financement de l’acquisition du logement ;
• Les notaires en charge des mutations ;
• Les organismes autorisés par une disposition légale à obtenir la communication de données personnelles relatives aux accédants à la propriété.

Les données personnelles des demandeurs peuvent également être communiquées aux tiers autorisés à accéder ou recevoir communication des données en vertu d’une autorisation légale ou réglementaire prévoyant la communication des données.

Par ailleurs, Sarthe Habitat a recours à des prestataires qui hébergent ses données sur le sol de l’Union Européenne mais qui peuvent être soumis à une législation étrangère, notamment la société Microsoft. Pour en savoir plus sur les pratiques de Microsoft en matière de protection des données, vous pouvez consulter le lien suivant : https://privacy.microsoft.com/fr-fr/privacystatement

8) Combien de temps sont conservées les données personnelles des demandeurs ?

Les données personnelles collectées à l’occasion de l’instruction des demandes de logement social ne sont conservées par Sarthe Habitat que le temps nécessaire à l’instruction de la demande de logement social.

À l’issue de la durée de conservation, les données strictement nécessaires à l’accomplissement d’obligations légales peuvent font l’objet d’un archivage intermédiaire le temps nécessaire au respect de l’obligation en cause ou à des fins probatoires en cas de contentieux pendant la durée de la prescription applicables.

À l’expiration de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées ou archivées dans les conditions prévues par les dispositions légales prescrivant aux gestionnaires publics de logement sociaux de verser des documents au service d’archivage départemental.

Données relatives aux demandes locatives	Pendant toute la durée de validité de la demande. Suppression dans les cas suivants : radiation de la demande du système d’enregistrement (demande annulée ou rejetée, attribution suivie de la signature du bail, renonciation du demandeur, fusion de plusieurs demandes ) ou sur demande du demandeur présentée avant une radiation ou une attribution.
Données collectées dans le cadre de l’acquisition d’un logement social	Données supprimées à compter du classement sans suite de la demande ou en cas de demande du demandeur, ou, pour les demandes acceptées, jusqu’à paiement complet du logement ou, le cas échéant, à l’issue de la période de sécurisation de la transaction lorsqu’une telle période est prévue.
Durées spécifiques applicables
Formulaires Cerfa de demande de logement social	Durée de l’instruction de la demande de logement social et au maximum pendant une durée de cinq ans à compter de leur saisie dans le SPTA (limitée à treize mois en cas de non attribution)
Pièces justificatives	Cinq ans à l’issue de la numérisation dans le SPTA (ou treize mois en cas de non attribution)
Données relatives à l’évaluation sociale	Suppression des données à compter de l’attribution du logement ou de la décision de refus, sauf dans le cas où un suivi social personnalisé est mis en œuvre.
Données se rapportant aux dossiers instruits en CALEOL (Commissions d’attribution des logements et d’examen de l’occupation des logements)	Cinq années aux fins de permettre la réalisation des contrôles de l’Agence nationale du contrôle du logement social (ANCOLS).
Données utilisées à des fins de prospection commerciale (prospects accession)	Trois ans à compter de la fin de la relation (classement sans suite, dernière proposition, dernier contact, ...), sauf consentement de la personne concernée pour une conservation au-delà de cette durée.
Données pertinentes dans le cadre de la gestion des réclamations et contentieux	Pendant toute la durée d’instruction de la réclamation/durée du contentieux, augmentée de la durée de la prescription de l’action en justice correspondante. Les décisions de justice sont conservées pendant toute la durée pendant laquelle la décision peut être exécutée.

 

9) Comment est assurée la sécurité des données personnelles ?

Les données personnelles traitées par Sarthe Habitat sont protégées par des mesures techniques et organisationnelles conformes aux exigences légales et réglementaires françaises et européennes, permettant d’assurer leur sécurité et leur confidentialité.

Les demandes d’attribution de logement saisies en ligne bénéficient des mesures de sécurité mises en œuvre par le SPTA Créha Ouest.

Conformément aux règles de sécurité établies par cette par cette plateforme, les échanges avec Sarthe Habitat sont sécurisés (mode SFPT).

Concernant les  demandes adressées au format papier,  Sarthe Habitat met en œuvre une politique de conservation et d’archivage destinées à assurer la confidentialité des dossiers, ainsi que leur conservation sécurisée. Sarthe Habitat a notamment recours aux services d’un prestataire.

Sarthe Habitat a par ailleurs mis en œuvre des mesures de sécurité renforcée pour assurer la sécurité du traitement  des données traitées dans le cadre de l’évaluation sociale afin de s’assurer que seules les personnes strictement en charge de cet accompagnement aient accès aux données (notamment règles d’habilitation particulières, traçabilité des accès).

Sarthe Habitat s’assure, aux termes d’engagements écrits, que ses prestataires présentent des garanties et mettent en œuvre des mesures de sécurité suffisantes pour assurer la protection des données personnelles dont le Traitement leur est confié, conformément aux exigences de la Règlementation en matière de protection des données personnelles. 

10) Quels sont les droits dont disposent les personnes concernées ? comment les exercer ?

Les personnes concernées par le traitement des demandes de logement social (demandeurs, locataires, résidents...) disposent des droits suivants, qu’elles exercent dans les conditions prévues par le RGPD :

• Droit d’information : permet d’obtenir des informations complémentaires relatives aux traitements opérés par Sarthe Habitat sur vos données personnelles ;
• Droit d’accès et de copie, et droit à la portabilité : permet de visualiser et obtenir communication de vos données personnelles et de les vérifier ; dans certains cas prévus par la loi, permet de demander à recevoir les données personnelles dans un format structuré couramment utilisé, lisible par machine et interopérable.
• Droit de rectification de vos données personnelles : permet de faire corriger les ou compléter les données. Nous sommes susceptibles dans ce cas de vous demander des justificatifs ;
• Droit d’opposition, d’effacement et de limitation : permet,  pour des motifs tenant à la situation particulière de la personne concernée, de s’opposer au traitement des données la concernant, d’en demander l’effacement notamment si elle considère que le traitement de ses données par Sarthe Habitat n’est plus nécessaire au regard des de réalisation des finalités visées dans cette notice ou que leur conservation est contraire à la loi, ou qu’elle a retiré son consentement au traitement de ses données ou lorsque les données ont été collectées alors qu’elle était mineure. La personne concernée peut alternativement, demander, au lieu de l’effacement de ses données personnelles, la limitation de leur traitement.

Limitations applicables à l’exercice de ces droits :

Toutefois, les personnes concernées ne peuvent pas s’opposer au traitement lorsque celui-ci est prévu par la loi.  Par ailleurs, lorsque le traitement est fondé sur la poursuite de l’intérêt général et le respect d’obligations légales, le droit à l’effacement et à la portabilité des données ne s’appliquent pas.

Ces droits peuvent être exercés directement en envoyant un courriel à l’adresse suivante : dpo@sarthe-habitat.fr .  Un justificatif d’identité pourra vous être demandé.

Nous attirons votre attention sur le fait qu’en vertu de la Règlementation, vous ne pouvez exercer votre demande qu’à l’égard de vos propres données personnelles et non des autres personnes dont les données ont été communiquées, à moins qu’il s’agisse de mineurs ou de majeurs protégés que vous représentez.

Vous disposez par ailleurs du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, Tel : 01 53 73 22 22, de toute réclamation se rapportant à la manière dont Sarthe Habitat collecte et traite vos Données.

 

11) Mise à jour de cette notice d’informations

Sarthe Habitat peut être amené à modifier la présente notice d’information. Dans ce cas, vous en serez informé par tout autre moyen approprié, vous invitant à consulter la notice mise à jour.