Notice d'information relative au traitement des données personnelles des fournisseurs

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Dernière mise à jour : 18 mai 2020

1) Qui sommes-nous ?

Sarthe Habitat est le 1er gestionnaire de logements sociaux du département.

Nous gérons près de 16 500 logements et 22 commerces. Sarthe Habitat est aussi propriétaire de 44 foyers (pour les personnes âgées, les personnes en situation de handicap ou les jeunes travailleurs) sur 186 communes de la Sarthe.

 

2) À qui s’adresse cette notice ?

Cette notice vise à informer les professionnels personnes physiques, entrepreneurs individuels ou représentants légaux, ou intervenants pour le compte d’organismes, souhaitant offrir des prestations de service et/ou des produits à Sarthe Habitat (ci-après les « Fournisseurs ») sur le traitement de leurs données personnelles.

 

3) Quelles sont les activités de traitements concernés par cette notice ?

Cette notice ne concerne que les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion des Fournisseurs par Sarthe Habitat.

 

4) Qui est le responsable de traitement ?

Sarthe Habitat (158 avenue Bollée, CS 81933, 72019 Le Mans Cedex 2) a la qualité de responsable de traitement.

 

5) Quels sont les objectifs poursuivis par ces traitements ?

Dans le cadre de la gestion de ses relations avec les Fournisseurs, Sarthe Habitat est conduit à traiter des données personnelles  des dirigeants, personnels, représentants et mandataires et employés  de ses Fournisseurs (ci-après les « Contacts professionnels  ») pour les finalités suivantes :

• Suivi administratif des contrats et marchés,
• Gestion comptable et financière pour ce qui a trait à la gestion des comptes Fournisseurs,
• Gestion de la relation Fournisseur, dont le suivi, contrôle et évaluation des prestations ;
• Gestion des plannings d’intervention ;
• Traitement des plaintes et réclamations, notamment celles de locataires et résidents, en lien avec les produits et prestations, ainsi que la gestion du contentieux ;
• Tenue d’une base de données sur les Fournisseurs ;
• Établissement de statistiques et indicateurs financiers par Fournisseur ;
• Dématérialisation des marchés publics.

 

6) Quels sont les bases légales permettant la collecte et le traitement de vos données personnelles par Sarthe Habitat ?

Sarthe Habitat ne traite des données personnelles  que dans la limite nécessaire :

1. à l’exécution du contrat conclu avec le Fournisseur, de mesures précontractuelles prises à la demande de ces derniers ou pour assurer le respect de ses obligations légales, notamment en matière de marchés publics et de gestion budgétaire et comptable, ou
2. à la poursuite de son intérêt légitime d’assurer la gestion de ses relations avec les Fournisseurs, contrôler et évaluer la conformité et la qualité des produits et prestations ;
3. à d’autres traitements qui peuvent également être mis en œuvre sur la base du consentement des personnes concernées lorsqu’aucune autre base légale que celles évoquées ci-dessus n’est applicable (invitation à des évènements organisés par Sarthe Habitat notamment).

Par application de l’article 46 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, Sarthe Habitat est autorisée à traiter des données relatives aux infractions, condamnations pénales et mesures de sûreté qu’aux fins de lui permettre de préparer et, le cas échéant, d'exercer et de suivre une action en justice en tant que victime, mise en cause, ou pour le compte de ceux-ci et de faire exécuter la décision rendue, pour une durée strictement proportionnée à ces finalités.

 

7) Quelles sont les données collectées et d’où proviennent-elles ?

Les données personnelles  collectées et traitées par Sarthe Habitat sont les suivantes :

• Information concernant l’organisme/l’entreprise, comme les nom ou raison sociale du Fournisseur, forme sociale/activité, catégorie économique, adresse (siège social, lieu de facturation), code d'identification comptable, numéro RCS/ SIREN ; informations d’ordre économique et financier (y compris provenant de fichiers de renseignements commerciaux sur les entreprises) ; ancienneté/historique de la relation, notation ;
• Informations relatives aux commandes, marchés, éléments de facturation et de règlement, comme les quantité, prix, date et montant de la commande et de la facture, échéances, conditions et modalités de règlement (moyen de paiement, références bancaires ou postales), impayés,
• Informations relatives à l’exécution des prestations, modalités, suivi et à la qualité de service, informations relatives aux réclamations ; résultats des enquêtes de satisfaction ;
• Identité, fonction et coordonnées des Contact professionnels, comme les nom, prénom, emploi/qualité/poste occupé, coordonnées professionnelles.

Le Fournisseur s’assure, avant toute communication à Sarthe Habitat, de l’information de ses collaborateurs et des autres personnes dont il communique les données personnelles  à Sarthe Habitat sur le contenu de cette notice.

 

8) Qui peut avoir accès ou recevoir communication de vos données personnelles ?

En fonction de leurs besoins respectifs, seuls les personnes habilitées et organismes suivants peuvent accéder ou recevoir communications des données personnelles recueillies :

• Les personnels de Sarthe Habitat habilités dans le cadre de leurs fonctions à traiter les informations relatives aux Fournisseurs, y compris les correspondant de sites, chargés de secteur, et services supports (pilotage et conformité notamment) dans le cadre de leur mission de contrôle et de conseil ;
• Les Locataires et résidents pour la gestion des interventions sur site ;
• Les organismes chargés des contrôles comptables et financiers ;
• Les personnels habilités des sous-traitants intervenant pour le compte et sous la responsabilité de Sarthe Habitat, dans la limite de leurs fonctions et dans les conditions définies par le contrat de sous-traitance ;
• Le cas échéant, selon le mode de financement, les partenaires financiers.

Vos données personnelles peuvent également être communiquées aux auxiliaires de justice et officiers ministériels et autres tiers autorisés à accéder ou recevoir communication des données en vertu d’une autorisation légale ou réglementaire (« Tiers autorisés ») prévoyant la communication des données.

Par ailleurs, Sarthe Habitat a recours à des prestataires qui hébergent ses données sur le sol de l’Union Européenne mais qui peuvent être soumis à une législation étrangère, notamment la société Microsoft. Pour en savoir plus sur les pratiques de Microsoft en matière de protection des données, vous pouvez consulter le lien suivant : https://privacy.microsoft.com/fr-fr/privacystatement

 

9) Combien de temps sont conservées les données personnelles des Contacts professionnels ?

Les données relatives à la gestion administrative des contrats et marchés sont conservées pendant toute la durée des relations avec le fournisseur / prestataire augmentée de la durée d’utilité administrative (exemple : mise en œuvre des garanties).

Les coordonnées des Contacts professionnels enregistrées dans la base Fournisseurs, présentant un intérêt pour les prises de contact, sont mises à jour au fil de l’eau

À l’issue de la durée de conservation, les données strictement nécessaires à l’accomplissement d’obligations légales peuvent font l’objet d’un archivage intermédiaire le temps nécessaire au respect de l’obligation en cause ou à des fins probatoires en cas de contentieux pendant la durée de la prescription applicables.

Les données relatives à la gestion des réclamations et contentieux sont conservées pendant toute la durée d’instruction de la réclamation/durée du contentieux, pendant toute la durée de la prescription de l’action en justice correspondante. Les décisions de justice sont conservées pendant toute la durée pendant laquelle la décision peut être exécutée.

À l’expiration de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées ou archivées dans les conditions prévues par les dispositions du code du patrimoine prescrivant aux gestionnaires publics de logement sociaux de verser des documents au service d’archivage départemental.

 

10) Comment est assurée la sécurité des données personnelles ?

Les données personnelles traitées par Sarthe Habitat sont protégées par des mesures techniques et organisationnelles conformes aux exigences légales et réglementaires françaises et européennes, permettant d’assurer leur sécurité et leur confidentialité.

Sarthe Habitat s’assure par ailleurs, aux termes d’engagements écrits, que ses prestataires présentent des garanties et mettent en œuvre des mesures de sécurité suffisantes pour assurer la protection des données personnelles dont le Traitement leur est confié, conformément aux exigences de la Règlementation en matière de protection des données personnelles. 

 

11) Quels sont les droits dont disposent les personnes concernées ? Comment les exercer ?

En qu’entrepreneur individuel ou Contacts professionnel, personne physique, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles, que vous exercez dans les conditions prévues par le RGPD :

• Droit d’information : vous permet d’obtenir des informations complémentaires relatives aux traitements opérés par Sarthe Habitat sur vos données personnelles ;
• Droit d’accès et de copie, et droit à la portabilité : vous permet de visualiser et obtenir communication de vos données à caractère personnel et de les vérifier ; dans certains cas prévus par la loi, vous pouvez demander à recevoir les données à caractère personnel dans un format structuré couramment utilisé, lisible par machine et interopérable.
• Droit de rectification de vos données personnelles : vous permet de faire corriger les ou compléter vos données. Nous sommes susceptibles dans ce cas de vous demander des justificatifs ;
• Droit d’opposition, d’effacement et de limitation : vous permet  pour des motifs tenant à la situation particulière de la personne, de s’opposer au traitement des données la concernant, d’en demander l’effacement notamment si la personne concernée considère que le traitement de ses données par Sarthe Habitat n’est plus nécessaire au regard des de réalisation des finalités visées dans cette notice ou que leur conservation est contraire à la loi, ou lorsque la personne concernée a retiré son consentement ou que ses données ont été collectées alors qu’elle était mineure. La personne concernée peut alternativement, demander, au lieu de l’effacement de ses données à caractère personnel, la limitation de leur traitement.

Limitations applicables à l’exercice de ces droits :

Toutefois, vous ne pouvez pas vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque celui-ci est prévu par la loi ou qu’il est nécessaire à l’exécution d’un contrat avec la personne concernée ou de mesures précontractuelles prises à sa demande (cas des entrepreneurs individuels). Par ailleurs, lorsque le traitement est fondé sur le respect d’obligations légales, le droit à l’effacement et le droit à la portabilité des données ne s’appliquent pas.

Nonobstant l’exercice de vos droits à l’effacement ou à limitation nous sommes susceptibles de conserver certaines données personnelles vous concernant lorsque nous avons un motif légitime de le faire (par exemple pour nous permettre de justifier de l’exécution d’un contrat), pour l’exercice ou la défense de droits en justice.

Ces droits peuvent être exercés directement en envoyant un courriel à l’adresse suivante : dpo@sarthe.habitat.fr .  Un justificatif d’identité pourra vous être demandé.

Nous attirons votre attention sur le fait qu’en vertu de la Règlementation, vous ne pouvez exercer votre demande qu’à l’égard de vos propres données personnelles et non des autres personnes dont les données ont été communiquées. Les informations relatives à l’entreprise (Chiffre d’affaire, indicateurs…) ne sont des données personnelles que pour les représentants légaux et ne peuvent être communiquées qu’à ces derniers.

Vous disposez par ailleurs du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, Tel : 01 53 73 22 22, de toute réclamation se rapportant à la manière dont Sarthe Habitat collecte et traite vos Données.

 

12) Mise à jour de cette notice d’informations

Sarthe Habitat peut être amené à modifier la présente notice d’information. Dans ce cas, vous en serez informé par tout autre moyen approprié, vous invitant à consulter la notice mise à jour.